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Conditions générales – asbl CLL Centres de Langues

Généralités

1°a. Les présentes conditions générales de vente règlent l’ensemble des relations entre le CLL et ses clients, sauf dérogation expresse et acceptée par écrit par le CLL. Par le seul fait de sa commande, le client adhère aux présentes conditions générales de vente, renonçant aux conditions générales et particulières mentionnées dans ses propres bons de commande, dans ses lettres ou sur ses documents commerciaux, encore ceux-ci fussent-ils établis à la main antérieurement ou postérieurement à l’établissement de nos documents.

1°b. Le mot « cours » utilisé dans les présentes conditions représente une unité de formation à une date donnée pour un nombre d’heures donné (ex. : un cours de 2 heures organisé le 29 février de 9h à 11h). Le mot « session » utilisé dans les présentes conditions représente un programme complet de cours (ex. : une session de 30 heures de cours d’anglais de niveau A2, débutant le 22 janvier et se terminant le 12 avril).

Par « force majeure » il convient d’entendre une circonstance insurmontable et imprévisible, indépendante de la volonté de celui qui l’invoque et dont les conséquences n'auraient pas pu être évitées malgré toute la diligence déployée, telles que des grèves, maladies des professeurs ou évènements climatiques.

2° Les brochures / offres web du CLL ont été rédigées en toute bonne foi selon les données disponibles au moment de leur rédaction. Les éventuelles erreurs ou modifications seront communiquées au client sous la forme d’errata ou d’avis de changements.

Dans certaines circonstances, le CLL peut être contraint de supprimer temporairement ou définitivement une formule de cours donnée, tout en restant bien entendu disponible en vue de proposer une alternative au client.

3° Le client doit fournir au CLL tous les renseignements utiles qui lui sont demandés expressément ou qui pourraient influencer raisonnablement le bon déroulement de sa formation. Si le client fournit des renseignements erronés qui entraînent des coûts supplémentaires pour le CLL, ces coûts lui seront portés en compte.

4° Le CLL peut porter en compte au client tous les frais résultant de modifications que ce dernier apporterait à la réservation initiale.

 

Inscription

5° Dès son inscription, le client est engagé définitivement et irrévocablement envers le CLL, indépendamment du paiement d’un acompte et sous réserve des articles 8° et 9° ci-après.

6° L’inscription à une formation peut se faire par téléphone, courriel, sur le site web du CLL ou dans un de ses Centres. Dès réception de son inscription, le client recevra directement une confirmation de son inscription par un document remis de la main à la main, par courrier postal ou par courriel. L’inscription telle que reprise dans cette confirmation oblige le client à suivre la formation durant la période et les horaires spécifiés dans ce document.

7° Le client peut s’inscrire en consultant le site internet du CLL (www.cll.be) ou l’un de ses sites associés. Dans ce cas, en confirmant sa réservation, le client s’engage irrévocablement à suivre la session de formation choisie, sous réserve de la faculté d’annulation prévue à l’article 8°c. Dès validation de son inscription, le client recevra directement une confirmation de son inscription par courriel. L’inscription telle que reprise dans ce courriel de confirmation oblige le client à suivre la formation durant la période et les horaires spécifiés dans ce document.

 

Annulation

8°a. Les annulations d’inscriptions aux formations doivent toujours se faire soit par courrier recommandé, soit en personne par le client à l’accueil du Centre où il devait suivre sa formation (et où il signera son document d’annulation).

Sauf cas de force majeure, l’indemnité pour annulation est fixée comme suit :

  • Annulation plus de 31 jours avant la formation : 8% du prix de la formation.
  • Annulation entre 31 et 22 jours avant la formation : 15% du prix de la formation.
  • Annulation entre 21 et 15 jours avant la formation : 30% du prix de la formation.
  • Annulation entre 14 et 8 jours avant la formation : 50% du prix de la formation.
  • Annulation entre 7 jours et 1 jour avant la formation : 75% du prix de la formation.
  • Annulation le jour-même du cours ou non présentation au cours (no show) : 100% du prix de la formation.

8°b. S’il a opté pour une assurance annulation, le client reste toujours redevable du paiement de 100% de sa prime d’assurance.

8°c. Si l’achat de la formation a été effectué sur le site internet du CLL, le client a le droit de notifier au CLL qu'il renonce à l'achat, sans pénalités et sans indication de motif, dans les 14 jours calendrier à dater du lendemain du jour de la conclusion du contrat de service. Cette notification se fait uniquement par courrier recommandé adressé au siège social du CLL. Dans ce cas, si un paiement a été effectué, il sera intégralement restitué.

Ce droit de rétractation ne peut être exercé si la formation commandée débute avant la fin du délai de rétractation de 14 jours.

En cas d’annulation intervenue après le délai de 14 jours visé ci-dessus, les indemnités d’annulation prévues au point 8°a. ci-dessus sont d’application.

8°d. En ce qui concerne les formules à la carte et les cours individuels à horaires variables, tout cours n’étant pas reporté au minimum un jour ouvrable avant le rendez-vous fixé sera considéré comme donné et donc facturé. Pour être valable, le report du cours doit impérativement être fait par écrit plus de 24 heures avant le début du cours, en utilisant l’adresse e-mail report@cll.be (ou par fax en contactant l’unité du CLL en charge de l’organisation du cours). Cette possibilité de report sans frais est valable au maximum quatre fois par session de cours commandée. Au-delà de quatre reports, tout cours reporté sera facturé.

8°e. En ce qui concerne les examens officiels (Cambridge Exams, Test d’Evaluation du Français, Certificaat Nederlands als Vreemde Taal), l’indemnité pour annulation de l’inscription à l’examen est fixée comme suit (sauf cas de force majeure) :

Cambridge Exams

  • Annulation plus de 25 jours ouvrables avant la date prévue de l’examen : 5% du prix de l’examen.
  • Annulation moins de 25 jours ouvrables avant la date prévue de l’examen : 100% du prix de l’examen.

TEF et CNaVT

  • Annulation plus de 20 jours ouvrables avant la date prévue de l’examen : 5% du prix de l’examen.
  • Annulation moins de 20 jours ouvrables avant la date prévue de l’examen : 100% du prix de l’examen.

 

Adaptation des conditions de la formation

9° Dans le cas où le nombre d’inscrits à une formation est inférieur au nombre minimum requis pour pouvoir ouvrir cette formation, ou en cas de changement significatif des dates, ou du nombre d’heures, prévues pour une formation, le CLL se réserve le droit, sauf meilleur accord des parties, d’annuler la session moyennant remboursement de la totalité de la somme versée par le client pour cette session.

 

Droit d’inscription

10° Les prix mentionnés dans les programmes du CLL s’entendent toutes taxes comprises.

11° Le droit d’inscription est payable au plus tard le dernier jour ouvrable précédant le premier jour de la session. Le CLL se réserve le droit de refuser l’accès au cours à toute personne n’ayant pas payé le solde de son inscription, sans préjudice pour le CLL de réclamer le paiement intégral du droit d’inscription.

12° Sauf demande contraire, les factures du CLL sont communiquées par courriel (email) à l’adresse du participant ou de la personne physique ou morale qui finance la formation. Elles sont payables au grand comptant. Toute somme demeurant impayée à son échéance sera majorée, de plein droit et sans mise en demeure préalable, d’un intérêt moratoire au taux de 1% par mois, ainsi que d’une indemnité forfaitaire de 10% avec un minimum de € 40.

13° Sauf cas de force majeure dûment justifié, toute personne abandonnant une session reste redevable de la totalité du droit d’inscription relatif à cette session.

14° L’intervention éventuelle des pouvoirs publics dans le paiement du droit d’inscription, via notamment les systèmes de chèques-formation, chèques-langues et portefeuille de l’entrepreneur (KMO portefeuille en Région flamande), doit être spécifiée au moment de l’inscription et se faire suivant les réglementations en vigueur. Le client doit apporter la preuve de l’intervention avant le début de la formation et reste seul redevable de la totalité du droit d’inscription au cas où cette intervention n’est pas accordée. Cette intervention ne peut concerner des cours faisant l’objet d’une offre promotionnelle ou d’une réduction de prix.

 

Paiements échelonnés

15° Le CLL offre la faculté de payer certaines sessions de cours de manière échelonnée en fonction d’un calendrier de paiement préétabli. Cette possibilité est offerte sans frais supplémentaires et uniquement en cas de paiement par carte de crédit. Le client qui choisit cette possibilité s’engage à respecter son engagement de paiement échelonné et / ou à ne pas demander à son opérateur de carte de crédit de bloquer le paiement des tranches encore dues au CLL. En cas de non respect de cet engagement, ou en cas de blocage de la carte de crédit pour quelque raison que ce soit, le CLL appliquera un supplément de € 40 pour frais administratifs, sans préjudice pour lui de réclamer le paiement intégral des sommes encore dues.

 

Participation aux cours

16° Les locaux et le matériel mis à disposition des participants dans le cadre de leurs cours doivent être utilisés « en bon père de famille ». Toute dégradation sera portée en compte de la personne négligente.

17° Le CLL se réserve le droit d’interdire l’accès à un cours à un participant dont le comportement empêche les autres membres de son groupe, ou d’autres clients du CLL, de suivre leur cours de manière normale. Toute exclusion pour raison disciplinaire se fera sans remboursement ni indemnité.

 

Réservation de logement

18° Toute demande de réservation d’un logement ne sera confirmée que moyennant paiement de la totalité du montant de la location. Pour toute annulation intervenant avant le début de la location, un montant de 50% du prix total de la location reste dû. Si l’annulation intervient après le début de la période de location, le montant total reste dû.

 

Responsabilité du client

19°Le client répond du préjudice causé au CLL, à ses préposés et / ou à ses représentants, par sa faute ou à la suite de la non-exécution de ses obligations contractuelles. La faute est appréciée par référence au comportement normal d’un participant à une formation.

 

Procédure de plainte

20°a. Avant le début de la formation :

Si le client a une plainte avant le début de la formation, il doit l’introduire au plus vite par lettre recommandée ou contre accusé de réception, auprès du CLL, à l’adresse mentionnée au point d. du présent article.

20°b. Pendant la formation :

Les plaintes qui surviennent durant l’exécution du contrat doivent être introduites au plus vite afin qu’une solution puisse être recherchée. A cet effet, le client s’adressera au Responsable du Centre CLL dans lequel il suit sa formation (cours en Centres), à un représentant du CLL Business ou à un représentant de l’entreprise ou de l’institution qui organise la formation (cours en entreprises), ou directement au Responsable Qualité du CLL. La plainte doit être adressée par écrit et comporter, au moins, les éléments concrets qui la fondent.

20°c. Après la formation :

Les plaintes impossibles à introduire pendant la formation, ou qui n’ont pas été résolues pendant la formation de façon satisfaisante, doivent être introduites au plus tard une semaine après la fin de la formation auprès du CLL, soit par lettre recommandée, soit par écrit contre accusé de réception. Toute plainte adressée postérieurement à ce délai sera irrecevable.

20°d. Coordonnées du Responsable Qualité du CLL : CLL Centres de Langues – Responsable Qualité – 61 Avenue de Kraainem – B-1200 Bruxelles. Courriel : quality@cll.be

 

Conditions particulières : Entreprises et Institutions

21° La commande de formation se fait par courriel. Dès réception de sa commande, le client recevra une confirmation de commande par écrit. Dès réception de cette confirmation, le client dispose d’un délai de 48 heures ouvrables pour apporter des modifications à sa commande initiale. Passé ce délai, la commande est réputée définitive et le client engagé envers le CLL.

22° En l’absence de procédure particulière du client, spécifiée dans un appel d’offres ou sur le bon de commande, toute commande de cours fera l’objet d’une facturation du montant total de la commande à titre d’acompte.

23° Les factures du CLL sont payables au grand comptant. Toute somme demeurant impayée à son échéance sera majorée, de plein droit et sans mise en demeure préalable, d’un intérêt moratoire au taux de 1% par mois, ainsi que d’une indemnité forfaitaire de 10% avec un minimum de € 40.

24° Les annulations de sessions de cours commandées doivent toujours se faire par courrier recommandé auprès du CLL.

L’indemnité pour annulation est fixée comme suit :

  • Annulation entre 31 et 22 jours avant la formation planifiée : 15% du prix de la formation.
  • Annulation entre 21 et 15 jours avant la formation planifiée: 30% du prix de la formation.
  • Annulation entre 14 et 8 jours avant la formation planifiée: 50% du prix de la formation.
  • Annulation entre 7 jours et 1 jour avant la formation planifiée: 75% du de la formation.
  • Annulation à partir du 1er jour de la formation : 100% du prix de la formation.

25° Tout cours n’étant pas reporté au minimum un jour ouvrable avant le rendez-vous fixé sera considéré comme donné et donc facturé. Pour être valable, le report du cours doit impérativement être fait par écrit plus de 24 heures avant le début du cours, en utilisant l’adresse e-mail cancel@cll.be. Cette possibilité de report sans frais est valable au maximum quatre fois par session de cours commandée. Au-delà de quatre reports, tout cours reporté sera facturé.

26° Toute modification par le client de dates, horaires et/ou fréquences de sessions initialement acceptées par le client entraîne le retrait automatique d’une heure du nombre d’heures restant à prester, à titre de frais administratifs.

27° Les modalités de reporting de la formation sont à communiquer au CLL à la commande. A défaut, la procédure standard du CLL sera appliquée.

 

Conditions particulières : Séjours linguistiques

28° Toute inscription est confirmée au client dans les 7 jours de sa réception. Si la session de cours choisie n’est plus disponible, le CLL propose une alternative équivalente. En cas d’inscription 2 semaines, ou moins, avant le départ, des frais supplémentaires de dernière minute de € 30 sont facturés. Pour les séjours hors de la Zone Euro, le prix du stage est indiqué en monnaie locale et est converti en euros le jour de l’émission de la facture. Des frais bancaires internationaux de € 20 sont facturés pour les transferts bancaires effectués par le CLL auprès de ses écoles partenaires hors de la Zone Euro.

29° Toute réservation fait l’objet d’un acompte de 30% du montant total du prix du stage à titre d’acompte. Le solde doit être payé intégralement au plus tard 4 semaines avant le début du stage. Toute réservation intervenant moins de 6 semaines avant le début du stage doit faire l’objet d’un paiement intégral du prix du stage.

30° Toute modification de réservation intervenant avant le départ est soumise au paiement d’une indemnité de € 30 à titre de frais administratifs. Un changement de lieu de stage est considéré comme une annulation aux conditions spécifiées au point 31.

31° Toute annulation de séjour linguistique doit se faire par courrier recommandé auprès du CLL.

L’indemnité pour annulation est fixée comme suit :

  • Annulation plus de 31 jours avant le séjour : € 50 de frais administratifs forfaitaires.
  • Annulation entre 31 et 22 jours avant le séjour : 15% du prix du séjour.
  • Annulation entre 21 et 15 jours avant le séjour: 30% du prix du séjour.
  • Annulation entre 14 et 8 jours avant le séjour: 50% du prix du séjour.
  • Annulation entre 7 jours et 1 jour avant le séjour: 75% du séjour.
  • Annulation le jour-même du séjour, non présentation au cours (no show) ou retour anticipé: 100% du prix du séjour.

Ces conditions ne s’appliquent pas pour les séjours chez Lines, Exsportise, Trebinshun, Cosmocollege & Ruysschaert, pour lesquels les conditions de l’école prévalent.

32° Une assurance de voyage – frais d’annulation peut être souscrite pour tous nos séjours auprès de « La Compagnie Européenne ». En cas d’incapacité de voyager (maladie, accident, décès d’un proche, embauche ou perte d’emploi, examen de rattrapage, etc. du client), cette assurance couvre le client personnellement contre les frais d’annulation. En optant pour cette assurance lors de son inscription, le client accepte les conditions d’assurance de « La Compagnie Européenne ».

33° Toutes les démarches nécessaires au voyage (douane, assurances, passeport, visa, etc.), sont à la charge du client. Le CLL ou ses partenaires ne pourront être tenus pour responsables du non respect des obligations légales du pays d’accueil par le client.

34°Le CLL et ses écoles partenaires se réservent le droit de refuser une inscription ou de renvoyer un participant sans aucun remboursement, si son comportement nuit au bon fonctionnement d’une école. Tous les frais liés à l’arrêt de la prestation sont à la charge du participant, de ses parents ou de son tuteur légal. Le participant, ou son représentant légal, est responsable des dégâts ou pertes occasionnés durant son séjour.

35° Le CLL se réserve le droit de modifier les prix en cas de changements imprévisibles des conditions financières liées au séjour commandé. Si l’augmentation dépasse 10 % du forfait confirmé par le CLL, le client a le droit de résilier sans frais son contrat. Cette résiliation doit s’effectuer par courrier recommandé dans les 10 jours qui suivent la communication du changement de prix.

36° Sauf indication contraire précisée dans la confirmation de séjour, les excursions, les frais d’examens ou le matériel pédagogique ne sont pas inclus et doivent être payés directement sur place. Les jours fériés locaux ou nationaux n’entraînent aucun remboursement ni aucune compensation.

37° Les plaintes qui surviennent durant l’exécution du stage doivent être introduites sur place dans les 48h00 de la survenance du fait qui a motivé la plainte, de manière appropriée et pouvant servir de preuve, afin qu’une solution puisse être recherchée. A cet effet, le client s’adressera à un représentant de l’école dans laquelle le stage a lieu ou/et au responsable du CLL ayant traité son dossier. Si le problème ne peut être réglé directement, le client pourra adresser une plainte écrite au CLL, par courrier recommandé, au plus tard 10 jours après la fin du stage (CLL Abroad – 25 Place de l’Université – B-1348 Louvain-la-Neuve). Toute plainte adressée postérieurement à ce délai sera irrecevable.

 

Remboursement

38°a Dans le cas où un remboursement doit être effectué par le CLL au client, les conditions suivantes sont d’application :

  • Si le remboursement est le résultat de l’annulation du cours par le CLL, le CLL rembourse la totalité du prix du cours au client.
  • Si le remboursement est le résultat d’une erreur ou d’une faute du client, le CLL rembourse la totalité du prix du cours moins € 25 de frais administratifs. Le montant de l’éventuelle prime pour l’assurance annulation reste dû à 100% par le client (voir 8°b.).

38°b Le remboursement sur un compte étranger se fera moyennant l’imputation au client de la totalité des frais de transaction.

38°c Le remboursement des paiements effectués par carte de crédit se fera moyennant la retenue d’une commission de transaction de 2,5% à charge du client.

 

Divers

39° Certaines données reprises sur le formulaire d’inscription seront incluses dans le fichier clients du CLL et peuvent être employées par certains partenaires du CLL. Le client peut obtenir la communication de ses données personnelles auprès du CLL en envoyant un courriel contenant son numéro de client à l’adresse info@cll.ucl.ac.be. Il peut obtenir la rectification de toute donnée erronée et/ou le retrait de ces données du fichier.

40° Sauf stipulation contraire communiquée par écrit au CLL par le client avant le début de sa formation, les témoignages, films ou photos qui le concernent, le mentionnent ou le présentent dans le cadre de sa formation, peuvent être utilisés à des fins promotionnelles, quels que soient la forme et le support de telles actions.

41° Les présentes conditions générales de vente sont soumises au droit belge. En cas de litige, seuls le juge de paix du 2° canton de Wavre et les tribunaux de l'arrondissement judiciaire de Nivelles sont compétents.